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Por que eu demorei tanto para descobrir um problema óbvio em minha empresa?

“Por que eu demorei tanto para descobrir um problema óbvio em minha empresa?” É a pergunta que todo o empresário já se fez um dia. Por óbvio esses problemas não parecem tão simples até serem detectados. Esse artigo foi elaborado com base em nossa experiência de quinze anos no mercado de telecomunicações.

Durante esse período de aprendizado verificamos diversos problemas óbvios que muitas vezes poderiam ser detectados com a implementação dos sistemas disponíveis na telecomunicação digital. Leia o artigo e descubra quais setores geram mais problemas nas empresas analisadas.

Onde estão os gargalos do seu negócio?

Os gargalos ou afunilamentos, são pequenos espaços que dificultam o escoamento do crescimento empresarial. O grande problema é que a maioria das empresas não detectam as falhas no início, tendendo a encontrá-lo somente quando já se tornou um prejuízo. Mas afinal, onde esses problemas estão escondidos?

Gargalos no atendimento

Este é o local onde mais ocorrem gargalos. Temos um artigo completo explicando sobre o tema aqui . Infelizmente, muitas vezes, o produto ou serviço é excelente, o atendimento funciona, mas alguma coisa acontece entre esses processos, prejudicando o funcionamento da organização como um todo.

Afinal, de que adianta ter inúmeros diferenciais se seu colaborador não souber explicá-los? Não há nada mais frustrante, tanto para o cliente, quanto para o atendente, do que saber mais sobre a empresa do que quem está atendendo. Essa falha pode ocorrer pela falta de interesse do profissional ou pela falta de treinamento interno na empresa.

Quando a falha ocorre dada a primeira causa, geralmente está ligada a falta de profissionalismo do seu atendimento. Nesse caso, você poderá optar entre treiná-lo ou demiti-lo. Porém, quando o problema é falta de treinamento interno na empresa a culpa não é desse profissional, mas sim sua.

Na era digital não basta apenas saber as especificações técnicas de um produto ou serviço, isso uma simples pesquisa em buscadores pode informar. Ou seja, não basta apenas conseguir atrair o cliente para o seu local de vendas, é preciso que o seu atendente saiba como seduzir e encantar o cliente em potencial até que ele decida adquirir o produto ou serviço.

Muitas vezes durante a elaboração da marca e conceitos todos os prós e contras estão muito claros nas cabeças dos desenvolvedores. Entretanto, um erro que pode ocorrer é acreditar que essas informações serão automaticamente entendidas por toda a sua equipe.

Para obter sucesso nas vendas é fundamental transmitir todas as informações importantes sobre o produto ou serviço, para quem de fato os venderá. Uma forma inteligente de fazer isso é realizando treinamentos periódicos com conteúdos sobre a organização interna.

O principal intuito desses treinamentos é atualizar seus atendentes, além de confirmar o nível de conhecimento deles a respeito do que está sendo comercializado. Assim, além de informá-los você poderá ensiná-los estratégias exclusivas para convencer os clientes.

Falta de comunicação durante os processos logísticos

Outro problema recorrente é a falta ou até mesmo ausência de comunicação entre os canais. Quanto mais uma empresa expande, maiores as chances de que o sistema logístico acabe fragmentado.

Um dos transtornos mais comuns são as vendas de produtos indisponíveis, que ocorrem quando um colaborador realiza a venda do produto, agenda a entrega para o cliente em uma determinada data, mas esquece de verificar a disponibilidade do item no estoque.

Esse tipo de transtorno acaba comprometendo completamente o nome da sua empresa. Além do que se quer vender, deve-se sempre ter em mente possíveis soluções para quaisquer problemas que surjam após a venda. Vamos supor que você venda cadeiras para escritórios, e o seguinte problema surja:

Alguém adquire duas cadeiras uma em perfeito estado, porém a outra não;

O cliente então liga solicitando uma nova peça para poder usar a cadeira;
O atendente se compromete a entregá-la dia X;
Porém, não há tal peça para reposição disponível na empresa.
O funcionário responsável pela logística envia uma peça qualquer apenas para cumprir o prazo;
O cliente recebe e liga novamente furioso, pois o problema ainda não foi resolvido;
Depois de muito stress a peça certa é enviada para cliente, que nunca mais voltará a fazer contato.
Nesse caso de quem é a culpa? Do atendente, do pessoal do estoque que enviou a cadeira sem testar? Do funcionário da logística que enviou a peça errada ou do empresário que não verificou nada disso? Resposta: De todos vocês.

Soluções para evitar ruídos entre os setores

Toda empresa deve ser vista como uma corporação, ou seja, um corpo que funciona como um todo, não apenas em partes. Por isso, realizar a integração entre os canais de atendimento e o de logística devem ser prioridade para sua empresa .

Com uma comunicação inteligente, como a telefonia digital oferecida pela VoIP Mundo , será possível auxiliar a sua empresa a entender e executar melhor todo o processo logístico. pois os colaboradores poderão:

Entrar em contato rapidamente com outros setores;
Obter informações sobre a disponibilidade do estoque;
Detectar quais itens foram encomendados, quando e por quem;
Listar e verificar tudo o que deverá ser adquirido nas próximas compras.

Você pode programar uma URA (Unidade de Resposta Audível) para te auxiliar. Trata-se de um recurso presente em sistemas de telefonia VoIP utilizado para agilizar o primeiro contato do cliente com a empresa.

A URA auxilia no direcionamento das ligações para os diferentes setores da empresa, com ela também é possível criar ramais específicos para a comunicação interna. Logo utilizar esse serviço promoverá superioridade em todos os níveis organizacionais.

Além do número, a VoIP disponibiliza um sistema digital que pode ser utilizado para gravar as ligações. Ajudando a entender em quais momentos da chamada ocorreram frustrações para os clientes.

Além disso, você também poderá controlar qual compra foi efetuada e quando, agrupar, cadastrar e organizar os perfis dos clientes e prestadores de serviços. Auxiliando na detecção da maioria dos problemas que ocorrem durante processo de venda e pós-venda.

Padronize e controle toda a comunicação da sua empresa

Não importa o tamanho do seu negócio, com a VoIP Mundo você chegará mais longe. Obtenha controle total da comunicação da sua empresa. Nosso software permite armazenar todos os dados e históricos de interações com clientes, parceiros, fornecedores, em apenas um lugar.

Desse modo, todos os colaboradores que interagirem com a sua ferramenta terão acesso às mesmas informações, organizadas da maneira que mais lhe agradar, criando um padrão único para a sua empresa. Elimine problemas triviais como: